KI‑gestützte Digitalisierung für KMU

Produkte & Projekte

Konkrete Bausteine, die wir in Wochen statt Monaten realisieren – modular, sicher, skalierbar.

Chat‑Agenten (Web / Intranet)

Kundenservice, FAQ, Onboarding, interne Wissenssuche. Anbindung an CRM/ERP/SharePoint.

Retrieval‑Augmented Generation via Vektordatenbank
Formular‑Erfassung & Ticketanlage
Mehrsprachigkeit, Rollen & Berechtigungen

Voice‑Agenten (Telefon)

1st‑Level Hotline, Terminvergabe, Störungsannahme. STT/TTS, SIP‑Provider, CRM‑Übergabe.

Live‑Weiterleitung an Mitarbeitende
Qualitätsprotokolle & Gesprächszusammenfassungen
Fallbacks & Eskalationslogik

Prozessautomatisierung

Vom E‑Mail‑Postfach bis zum ERP: Regeln, Workflows und KI‑Entscheidungen in einem Fluss.

n8n / Power Automate Flows
Genehmigungen, SLA‑Uhren, Benachrichtigungen
Audit‑Logs & Dashboards

Dokumenten‑KI

Extraktion aus PDFs, E‑Mails, Scans. Validierung & Übergabe an ERP/DATEV/CRM.

OCR + LLM‑Postprocessing
Validierungsregeln & Dublettenprüfung
Trainierbare Felder & Vorlagen

Wissensdatenbank & RAG

Unternehmens‑Wissen sicher nutzbar machen: Indizierung, Berechtigungen, Quellenzitate.

Vektor‑Store (FAISS/PGVector/Weaviate)
Automatische Aktualisierung aus SharePoint/Confluence
Quellen‑Transparenz

Monitoring & Qualität

Telemetry, Prompt‑Auswertungen, Datenschutz & Governance – produktionsreif.

Prompt‑Versionierung & A/B‑Tests
Guardrails, PI‑Filter, Red‑Team‑Checks
Observability‑Dashboards

Nutzen für Ihr Unternehmen

KI‑gestützte Prozesse wirken auf Kosten, Geschwindigkeit, Qualität – mit klarer Messbarkeit.

30–60% weniger Aufwand im 1st‑Level

Durch Automatisierung von Standardanfragen & intelligenter Vorqualifizierung.

2–5× schnellere Durchlaufzeiten

Medienbrüche eliminieren, Entscheidungen vorbereiten, Genehmigungen beschleunigen.

Höhere Qualität & Compliance

Guided‑Workflows, Protokolle, Quellenzitate – weniger Fehler, mehr Nachweisbarkeit.

Bessere Mitarbeiter‑ & Kundenerfahrung

24/7 Erreichbarkeit, klare Antworten, weniger Routinearbeit im Team.

Wie KI‑Agenten funktionieren

Ein moderner Agent kombiniert LLM‑Intelligenz mit Workflows und Unternehmensdaten.

Bausteine

LLM (z. B. OpenAI): Versteht & erzeugt Sprache; führt Tools über strukturierte Aufrufe aus. Das Gehirn eines Ki gestützten Agenten.
Prompts & Policies: Rollen, Stil, Datenschutz, Eskalation. Versioniert & testbar.
Vektordatenbank: Unternehmenswissen als Embeddings; Retrieval‑Augmented Generation (RAG).
Orchestrierung (n8n, Power Automate): Verbindet Systeme, modelliert Zustände & Ausnahmen.
Agent‑UI (Flowise / Webchat / Telefon): Schnittstelle für Nutzer – Text & Sprache.
Logging & Monitoring: Nachvollziehbarkeit, KPI, Evaluations‑Pipelines.

Architektur (vereinfachtes Schema)

Client (Web/Telefon)
  └─> Gateway (API/Telephony)
       └─> Agent (LLM)
            ├─ Tools: RAG / CRM / Tickets
            ├─ Policies & Guardrails
            └─ Orchestrierung (n8n/Power Automate)
                 ├─ ERP/CRM/SharePoint
                 └─ Benachrichtigung/Monitoring

Beispiel‑Prompts & Tool‑Calls

Diese Vorlagen lassen sich 1:1 als Startpunkt nutzen und in Ihrer Umgebung anpassen.

System‑Prompt (Chat/Voice)

[Identity]
Du bist 1st‑Level‑Service für <Unternehmen>. Sei präzise, freundlich und löse Anfragen im Erstkontakt.

[Policies]
- Nenne nur Inhalte aus RAG/FAQ/ERP. 
- Bei Unsicherheit: Rückfrage stellen oder eskalieren.
- Halte Datenschutz und Berechtigungen ein.

[Style]
- Kurz, strukturiert, Listen wenn sinnvoll. 
- Immer Ticket/Notiz anlegen.

n8n: Tool‑Aufruf aus Agent

{
  "tool": "create_ticket",
  "args": {
    "customerId": "<ID>",
    "subject": "<Betreff>",
    "details": "<Zusammenfassung>",
    "priority": "normal"
  }
}

Beispiel: Kundenspezifischer 1st‑Level Service‑Chat/Voice‑Bot

Von der Anforderung zum produktiven Betrieb – in fünf klaren Schritten.

1) Discovery & Scope

Anfragen erfassen: Top‑10 Anliegen, SLA, Eskalationspfade.

Datenquellen: FAQ, Confluence, SharePoint, ERP/CRM.

Compliance: Datenschutz, Rollen, Protokollierung.

2) Wissensaufbau (RAG)

Dokumente indizieren (Vektordatenbank).

Chunking, Embeddings, Metadaten & Berechtigungen.

Antworten mit Quellenzitaten testen.

3) Orchestrierung

n8n/Power Automate Flows: Ticketanlage, CRM‑Lookup, E‑Mail/SMS.

Fehler‑ & Fallback‑Routen, Timeouts, Retries.

Observability: Logs, Metriken, Alarme.

4) Interface & Sprache

Webchat (Flowise/Custom) oder Telefon (STT/TTS + SIP).

Barrierefreiheit, Sprachen, Tonalität.

Eskalation an Mensch inkl. Übergabe der Historie.

5) Go‑Live & Betrieb

Qualität: A/B‑Tests von Prompts, FEEDBACK‑Schleifen, kontinuierliche RAG‑Aktualisierung.
Governance: Prompt‑Freigaben, Audit‑Logs, Rollen & Rechte.
KPI: Abfangquote, Time‑to‑Resolution, Zufriedenheit, Kosten pro Anfrage.

Minimale Referenz‑Spezifikation (Ausschnitt)

# Komponenten
- LLM (OpenAI) mit Tool‑Aufrufen
- Vektor‑Store (pgvector) mit Zugriffskontrollen
- Orchestrierung (n8n) für Ticket/CRM/Benachrichtigung
- Webchat (Flowise) oder Voice‑Gateway (SIP + STT/TTS)
- Telemetrie (Logs, KPI‑Dashboard)

# Nicht‑Funktionale Anforderungen
- Datenschutz: PII‑Filter, Storage‑Verschlüsselung, Löschkonzepte
- Verfügbarkeit: >= 99,5 %, Zeitouts, Retries
- Nachvollziehbarkeit: Prompt‑/Antwort‑Protokoll, Quellennachweis
- Sicherheit: API‑Keys Rotationsplan, Rollenbasierte Zugriffe

Weitere Einsatzgebiete der KI‑gestützten Prozessautomatisierung

Kundendienst / Service / Helpdesk

1st‑Level Chat/Voice (FAQ, Troubleshooting‑Flows)
Ticketannahme, Kategorisierung, SLA‑Überwachung, Eskalation
Ersatzteil‑/RMA‑Prozesse anstoßen, Status‑Mails erzeugen

Einkauf / Beschaffung

Bedarfe konsolidieren
Angebotsabfragen generieren
Preis‑/Lieferzeitvergleich
Bestellvorschläge erstellen
Wareneingang‑Abgleich
Reklamationsschreiben‑Drafts

Projektmanagement / PMO

Protokoll‑Drafts
Aufgaben extrahieren
Terminpläne abgleichen
Statusberichte
Risikolisten aktualisieren
Änderungsanträge vorbefüllen
Dokumentenlenkung
Versions‑/Freigabe‑Workflow

Technisch‑sachbearbeitend

Stücklisten plausibilisieren
Variantenmatrix prüfen
Zeichnungs‑/Dokumenten‑Vollständigkeit (Benennungen, Maßeinheiten)
Änderungslog

Vertrieb

Lead‑Qualifizierung, Angebotsentwürfe, Ausschreibungs‑Q&A.

HR

Bewerber‑Screening, Onboarding, Mitarbeiter‑FAQ.

IT/Support

Ticket‑Triaging, Wissenssuche, Change‑Freigaben.

Finanzen

Rechnungs‑KI, Kostenstellenzuordnung, Mahnwesen.

Betrieb / Produktion

Wartungsprotokolle, IoT‑Events, Störungsannahme.

FAQ

Wie starten wir am besten?

Mit einem kompakten Discovery‑Workshop (½–1 Tag): Ziele, Prozesse, Datenquellen, Risiken. Danach erhalten Sie eine Roadmap mit Aufwand, Kosten‑/Nutzen und Pilot‑Vorschlag.

Welche Systeme können angebunden werden?

Typisch: Microsoft 365/SharePoint, Exchange, Teams, Dynamics; ERP/CRM; Confluence/Jira; Datenbanken; REST/SOAP; Telefonie (SIP, Vonage/Twilio u. a.).

Datenschutz & Sicherheit?

PII‑Filter, Datenminimierung, Verschlüsselung, Rollen, Protokollierung, isolierte Mandanten. Nutzung europäischer Rechenzentren, wenn gefordert.

Kontakt

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